Datenschutzerklärung

1.  Einführung

Die EcoMobility Group verpflichtet sich zum Schutz der personenbezogenen Daten all unserer Kunden. Die von uns angebotenen Dienstleistungen werden mit dem Datenschutz als Grundpfeiler unserer Services entwickelt und gestaltet. Zum Beispiel können Benutzer ihre eigenen personenbezogenen Daten sehen, die für andere Benutzer im System nicht sichtbar sind.
Zur EcoMobility Group gehören die Muttergesellschaft, EcoMobility Group ApS, und ihre Tochtergesellschaften. Alle Verweise auf „wir“, „uns“ und „unser“ beziehen sich auf die Unternehmen innerhalb der EcoMobility Group.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Informationen, die wir über Sie erfassen und verarbeiten können, wenn Sie Kunde sind oder mit einem unserer Kunden verbunden sind, wenn Sie Benutzer unserer Dienste sind, wenn Sie Partner oder Lieferant sind, wenn Sie sich für unsere Newsletter, Webformulare oder Informationsanfragen angemeldet haben, wenn Sie unsere Website besucht oder sich um eine Stelle innerhalb der EcoMobility Group beworben haben. Alle oben genannten werden gemeinsam als die „betroffenen Personen“ bezeichnet.

2.   Von uns erfasste Daten

2.1. Kundendaten

Wenn Sie mit uns einen Kundenvertrag abschließen, können wir die folgenden Daten über Sie erfassen:

• Name des Kunden und Handelsregisternummer
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift des Kunden
• Informationen zu Ansprechpartner(n) des Kunden (Name, E-Mail und Telefonnummer)
• Informationen zu Administrator-Benutzer(n) des Kunden (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
• Zahlungsdaten

Diese Informationen werden erfasst, um den Vertrag mit dem Kunden zu erfüllen und während der Vertragslaufzeit gespeichert, damit wir die Kundenbeziehung verwalten und Supportleistungen erbringen können.

Wir können einige Informationen über die Vertragslaufzeit hinaus aus folgenden Gründen aufbewahren:

• Buchhaltung: Wir sind möglicherweise nach nationalem Recht verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufzubewahren.
• Eintreibung ausstehender Forderungen: Wenn Sie uns nach Ablauf des Abonnementzeitraums noch Geld schulden.
• Verteidigung rechtlicher Ansprüche: Falls es eine Streitigkeit bezüglich der Vertragsbedingungen mit dem Kunden gibt.

2.2. Daten in Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienste

Bei der Bereitstellung unserer Dienste kann der Kunde Vermögenswerte über eine einzige Schnittstelle verbinden, verfolgen und überwachen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um unsere Dienste bereitzustellen; daher verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden und gemäß dessen Anweisungen. Unsere Kunden haben die Kontrolle über die Daten, die wir in ihrem Auftrag verarbeiten, und auf dieser Grundlage nehmen wir die Rolle des Auftragsverarbeiters ein, während der Kunde der Verantwortliche ist.

Die Daten, die wir verarbeiten, hängen davon ab, welche Dienste im Kundenvertrag enthalten sind, welche Anweisungen der Kunde erteilt und welche Anpassungen der Kunde oder Endbenutzer in der Benutzeroberfläche vorgenommen hat.

Bei der Bereitstellung unserer Dienste können wir die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Je nach den im Kundenvertrag / Bestellformular enthaltenen Diensten kann der Anbieter die folgenden Daten verarbeiten, die als personenbezogen gelten können:

• Informationen über Benutzer, die optional vom Kunden bereitgestellt werden, wie Name, Adresse, Mobilnummer, E-Mail, Berufsbezeichnung, Mitarbeiternummer, Steuerzone, Bankkontonummer, Abteilung.
• Informationen über Fahrzeuge, die optional vom Kunden bereitgestellt werden, wie Kennzeichen, Marke, Modell, Erstzulassungsdatum, Emissionsdaten, Fahrzeuggruppe, Farbe, Fahrzeugname, Fahrzeugtyp, Kraftstoffart, Fahrzeugkategorie, zugewiesener Fahrer, anfängliche und korrigierte Kilometerstände, Leasing-Details (Leasinggesellschaft, Vertragsnummer, Vertragsbeginn, Kilometerbegrenzung, Vertragsdauer, Kilometerstand zu Beginn des Leasingzeitraums), Versicherungsdetails (Versicherungsgesellschaft, Vertragsnummer, Vertragsbeginn, Kilometerbegrenzung, Versicherungsdauer, Kilometerstand zu Beginn der Versicherung), Service-Details (Datum des letzten Service, Kilometerstand beim letzten Service, Serviceintervall nach gefahrenen Kilometern, Serviceintervall nach Zeit, E-Mail-Adresse der zu benachrichtigenden Person und wer benachrichtigt wurde).
• Informationen über Geräte, die optional vom Kunden bereitgestellt werden, wie Marke, Modell, Name, Seriennummer, Registrierungsnummer, Abteilung, Tags, Betriebsstunden beim letzten Service, Serviceintervalle, Prüfdaten (Datum der letzten Inspektion, Prüfintervall, Prüfnotizen), E-Mail-Adresse der zu benachrichtigenden Person und wer benachrichtigt wurde.
• Daten, die durch Hardware bereitgestellt oder aus Hardware-Daten erstellt werden, wie Standort, Motor an/aus, Start- und Stopp-Ort der Fahrt, Start- und Stopp-Adresse, Start- und Stopp-Datum und -Uhrzeit der Fahrt, aktuelle Geschwindigkeit, aktuelle Richtung, Rohdaten des Beschleunigungssensors zur Erstellung von Fahrverhaltensbewertungen und zur Erkennung von Fahrereignissen (starkes Beschleunigen, starkes Bremsen, scharfes Abbiegen, Leerlauf), Hardwarediagnose wie sichtbare GPS-Satelliten, Einbauwinkel, Betriebsstunden.
• Benutzerprofilinformationen wie Benutzername, Passwort, E-Mail, Mobilnummer und bevorzugte Sprache.
• Protokollierung der Softwarenutzung, z. B. welche Schaltflächen der Benutzer anklickt, Klicksequenzen, Statistik- und Analysedaten einschließlich IP-Adresse.

Kategorien der betroffenen Personen

Kunden, Mitarbeiter von Kunden oder andere Benutzer unserer Dienste.

Wir speichern die Daten so lange, wie der Kunde uns dazu anweist oder bis der Kunde vollständig kündigt. Der Kunde entscheidet allein, wie lange die Aufbewahrung der Daten erforderlich ist; unsere Haftung beschränkt sich auf die Einhaltung der Anweisungen des Kunden.

Der Administrator des Kunden sowie ein Benutzer können im Benutzerinterface die Löschung von Daten beantragen, wobei der Kunde der Verantwortliche ist, und sie können zusätzlich eine Löschung durch Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzbeauftragten beantragen, falls EcoMobility in diesem Fall der Verantwortliche ist.

2.3. Partner und Lieferanten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Partner und Lieferanten, um den Vertrag zu erfüllen. Die verarbeiteten personenbezogenen Informationen sind Namen, Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen und Rechnungsinformationen.

Diese Informationen werden während der Vertragslaufzeit gespeichert. Um mögliche zukünftige Kontakte und Kooperationen zu erleichtern, bewahren wir Aufzeichnungen über aktuelle, frühere und potenzielle Partner und Lieferanten für fünf Jahre auf der Grundlage eines berechtigten Interesses auf. Wir löschen jedoch sämtliche Daten auf Anfrage.

2.4. Newsletter-Abonnenten / Webformulare und Informationsanfragen

Wenn Sie uns kontaktieren oder unseren Newsletter abonnieren, erfassen wir folgende Daten:

• Newsletter: E-Mail-Adresse, Name und Funktion, um Newsletter zu versenden.
• Kontakt per E-Mail: E-Mail-Adresse und die E-Mail-Korrespondenz, um auf Ihre Anfrage zu antworten.
• Kontakt per Telefon: Telefonnummer, Name und eine schriftliche Zusammenfassung der Korrespondenz, um auf Ihre Anfrage zu antworten.
  Wir zeichnen auch eingehende Telefonate zu Sicherheits- und Schulungszwecken auf, basierend auf einer aktiven Einwilligung des Anrufers.

Wir benötigen Ihre Zustimmung, um Sie für unsere Newsletter anzumelden. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen; in diesem Fall löschen wir Ihre E-Mail-Adresse aus der Verteilerliste und stellen den Versand von Newslettern ein.

Wenn Sie Kunde sind, behalten wir uns das Recht vor, E-Mail- und Telefonkorrespondenz so lange aufzubewahren, wie Sie aktiver Kunde sind, um den bestmöglichen Kundendienst zu bieten, und bis zu ein Jahr nach Beendigung der Kundenbeziehung, falls weiterer Kontakt erforderlich ist. Darüber hinaus können die Informationen zur Bearbeitung von Beschwerden und laufenden Rechtsstreitigkeiten aufbewahrt werden.

Sie können uns auffordern, die gesamte Korrespondenz zu löschen. Wir werden Ihre Anfrage dann prüfen. Wenn wir entscheiden, Ihre Daten zu behalten, werden wir Sie unverzüglich über die Begründung dieser Entscheidung informieren.

Alle Kunden der EcoMobility Group erhalten transaktionale E-Mails, auch wenn sie den Newsletter abbestellt haben. Eine transaktionale E-Mail kann z. B. eine Benachrichtigung über eine Datenschutzverletzung, eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder ähnliche Informationen sein. Dies sind Informationen, über die EcoMobility bestehende Kunden gesetzlich informieren muss.

2.5. Website-Besucher

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer, Telefon, Tablet oder einem anderen Gerät gespeichert werden, mit dem Sie auf unsere Website zugreifen.
Wir verwenden Cookies auf unseren Websites, die von Google Analytics, HubSpot, Hotjar, Lead Forensics und ähnlichen Tools bereitgestellt werden, um zu analysieren, wie Sie unsere Website nutzen (welche Seiten Sie besuchen, welche Links Sie anklicken und die Zeit und Dauer Ihres Besuchs).
Darüber hinaus verwenden wir Cookies von Google Ads, Facebook und anderen Werbeanbietern, um die Wirksamkeit unserer Marketingaktivitäten zu messen. Schließlich verwenden wir Cookies von Anbietern wie HubSpot und Google, um die Nutzung von Chat-Tools zu ermöglichen.

Cookies sind so eingestellt, dass sie spätestens ein Jahr nach Ihrem letzten Websitebesuch ablaufen. Sie können alle unsere Cookies im Menü „Einstellungen“ Ihres Browsers löschen. Unsere Cookies können auch über folgenden Link deaktiviert werden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Wir erfassen und speichern Informationen, die Sie angeben, wenn Sie eines unserer Lead-Formulare absenden. Solche Daten werden bis zu drei Jahre gespeichert. Sie können jederzeit verlangen, dass Ihre Informationen gelöscht werden.

2.6. Rekrutierung

Wenn Sie sich auf eine Position innerhalb der EcoMobility Group bewerben, erfassen und verarbeiten wir Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen sowie personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Grundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung, die Sie während des Bewerbungsprozesses freiwillig erteilen. Wir bewahren diese Daten 12 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf, um Sie für zukünftige Positionen in Betracht zu ziehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

3.   Sicherheitsmaßnahmen

Wir haben eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um Daten auf sichere Weise zu verarbeiten (um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust sowie unbefugtem Zugriff, Kopieren, Nutzung, Änderung oder Offenlegung zu schützen), wie zum Beispiel:

• Wir folgen den Best Practices der Standards für Informationssicherheits-Managementsysteme.
• Kundendaten werden sowohl bei der Übertragung als auch im „Ruhezustand“ verschlüsselt.
• Wir verwenden Netzwerksegmentierung in allen unseren Produktionsumgebungen.
• Alle Infrastrukturen werden mit den neuesten von unseren Anbietern veröffentlichten Sicherheitspatches aktuell gehalten.
• Wir verwenden eine weit verbreitete Zugriffskontrollmethode namens „Prinzip der geringsten Privilegien“ (PoLP – Principle of Least Privilege), um sicherzustellen, dass unsere Infrastruktur sicher bleibt.

4.   Empfänger personenbezogener Daten und Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist nach geltender Datenschutzgesetzgebung erforderlich oder erlaubt – z. B. wenn wir vom Kunden dazu angewiesen werden oder einen genehmigten Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Wenn wir personenbezogene Daten an einen Unterauftragsverarbeiter weitergeben, verlangen wir, dass dieser mit uns eine Datenverarbeitungsvereinbarung abschließt, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.
Aktuelle Unterauftragsverarbeiter sind in der hier aufgeführten Liste enthalten: https://ecomobility.com/de/unterauftragsverarbeiter/

Wir verwenden einige Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR); für solche Übermittlungen werden die Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU als Grundlage verwendet.

5.   Ihre Rechte als betroffene Person

5.1. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit

Als betroffene Person können Sie Folgendes verlangen:

• Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben,
• Berichtigung etwaiger Fehler in den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten,
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie
• Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen (Datenübertragbarkeit).

Ihr Recht auf Auskunft ist nicht absolut, da Gesetze oder Vorschriften uns erlauben oder verpflichten können, bestimmte personenbezogene Daten nicht bereitzustellen.

Um den besten Service zu bieten, ist es wichtig, dass die in unseren Unterlagen gespeicherten personenbezogenen Daten korrekt sind. Bitte informieren Sie uns, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten ändern oder aus anderen Gründen fehlerhaft sind.

Das Recht auf Löschung ist ebenfalls nicht absolut, da Gesetze oder Vorschriften uns erlauben oder verpflichten können, bestimmte personenbezogene Daten nicht zu löschen. Beispielsweise können wir anstelle der Löschung personenbezogener Daten diese anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht oder auf Sie zurückgeführt werden können.

Wenn die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse basiert, können Sie zusätzlich Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und eine Einschränkung der Verarbeitung beantragen.

5.2. Wo ein Antrag gestellt werden kann

Sowohl der Kunde als auch dessen Mitarbeiter (oder andere Benutzer unserer Dienste) können die oben genannten Rechte ausüben, indem sie sich in die Benutzeroberfläche einloggen, wo die meisten der über sie gespeicherten Daten eingesehen, korrigiert oder gelöscht werden können.

Da wir bei der Erbringung unserer Dienste Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, muss jeder Antrag auf erweiterte Auskunft, Berichtigung oder Löschung, der nicht in der Benutzeroberfläche vorgenommen werden kann, vom Kunden an uns übermittelt werden.
Wenn Sie unsere Dienste im Rahmen einer Beschäftigung oder einer anderen Zugehörigkeit zu unserem Kunden nutzen, müssen Sie sich an die zuständige Person im Unternehmen wenden, die die notwendigen Entscheidungen treffen kann, einschließlich der Übermittlung einer Anfrage an uns.

Um die oben genannten Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten auszuüben, die nicht in der Benutzeroberfläche gespeichert sind, kontaktieren Sie bitte den Datenschutzbeauftragten unserer Gruppe (siehe Abschnitt 7).
Wir werden die erforderlichen Schritte unternehmen, um die Identität der betroffenen Person zu bestätigen, bevor wir Auskunft über personenbezogene Daten erteilen.

6.   Änderungen an unserer Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit gültig und auf folgender Seite verfügbar: https://ecomobility.com/de/datenschutzerklaerung/  

7.   Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, Bedenken hinsichtlich der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwalten, oder eine Beschwerde einreichen möchten, kontaktieren Sie bitte den Datenschutzbeauftragten unserer Unternehmensgruppe unter: dpo@ecomobility.com

8.   Beschwerden

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Art und Weise haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Landes einreichen. Darüber hinaus können Sie auch eine Beschwerde direkt bei der EcoMobility Group unter dpo@ecomobility.com einreichen.