Politique de confidentialité

1.  Introduction

Le Groupe EcoMobility s’engage à protéger les données personnelles de tous ses clients. Les services que nous proposons à nos clients sont conçus et développés avec la protection des données comme pierre angulaire de nos prestations. À titre d’exemple, chaque utilisateur ne peut consulter que ses propres données personnelles, lesquelles ne sont pas visibles pour les autres utilisateurs du système.

Le Groupe EcoMobility comprend la société mère, EcoMobility Group ApS, ainsi que ses filiales. Toutes les références à « nous », « notre » et « nos » désignent les sociétés faisant partie du Groupe EcoMobility.

La présente politique de confidentialité décrit les informations que nous pouvons collecter et traiter vous concernant, si vous êtes client ou affilié à l’un de nos clients, si vous êtes utilisateur de nos services, si vous êtes partenaire ou fournisseur, si vous êtes abonné à nos newsletters, avez rempli un formulaire web ou demandé des informations, si vous avez visité notre site web, ou si vous avez postulé à un emploi au sein du Groupe EcoMobility. Toutes ces catégories de personnes sont désignées collectivement comme les « Personnes concernées ».

2.   Les données que nous collectons

2.1. Données clients

Lorsque vous concluez un contrat de client avec nous, nous pouvons collecter les données suivantes vous concernant :

• Nom du client et numéro d’enregistrement de l’entreprise
• Numéro de téléphone, adresse e-mail et adresse postale du client
• Informations sur la ou les personnes de contact du client (nom, e-mail et numéro de téléphone)
• Informations sur le ou les utilisateurs administrateurs du client (nom, adresse e-mail et numéro de téléphone)
• Coordonnées bancaires et informations de paiement

Ces informations sont collectées afin d’exécuter le contrat conclu avec le client et sont conservées pendant toute la durée du contrat. Elles nous permettent de gérer la relation client et de fournir les services de support nécessaires.

Nous pouvons conserver certaines informations au-delà de la période contractuelle pour les raisons suivantes :

• Comptabilité : nous pouvons être légalement tenus, en vertu de la législation nationale, de conserver des documents comptables pendant une durée déterminée.
• Recouvrement de créances : si des montants restent impayés après l’expiration de la période d’abonnement.
• Défense de droits légaux : en cas de litige relatif aux conditions du contrat client.

2.2. Données relatives à l’utilisation de nos services

Dans le cadre de la fourniture de nos services, le client peut connecter, suivre et surveiller ses actifs à partir d’une interface unique. Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire à la prestation de nos services. À cet égard, nous ne traitons les données personnelles que pour le compte du client et conformément à ses instructions. Nos clients conservent le contrôle des données que nous traitons pour leur compte. Sur cette base, nous agissons en tant que sous-traitant de données, tandis que le client est le responsable du traitement.

Les données que nous traitons dépendent des services inclus dans le contrat client, des instructions données par le client et des ajustements effectués par le client ou l’utilisateur final dans l’interface utilisateur.

Lors de la fourniture de nos services, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes :

Type de données personnelles traitées

Selon les services inclus dans le contrat client ou le bon de commande, le fournisseur peut être amené à traiter les données suivantes, considérées comme des données personnelles :

• Informations sur les utilisateurs, fournies éventuellement par le client : nom, adresse, téléphone portable, e-mail, intitulé du poste, numéro d’employé, zone fiscale, numéro de compte bancaire, département.
• Informations sur les véhicules, fournies éventuellement par le client : numéro d’immatriculation, marque, modèle, date de première immatriculation, données d’émissions, groupe de véhicules, couleur, nom du véhicule, type de véhicule, type de carburant, catégorie de véhicule, conducteur assigné, kilométrage initial et corrigé, détails du contrat de leasing (société de leasing, numéro de contrat, date de début, limite de kilométrage, durée du contrat, kilométrage au début du leasing), informations d’assurance (compagnie, numéro de contrat, date de début, durée, limites et kilométrage au début), informations d’entretien (date du dernier service, kilométrage au dernier service, intervalle de service par distance ou par temps, adresse e-mail de notification et destinataire de la notification).
• Informations sur les équipements, fournies éventuellement par le client : marque, modèle, nom, numéro de série, numéro d’enregistrement, département, étiquettes (tags), heures de fonctionnement au dernier service, intervalles de service, détails d’inspection (date de la dernière inspection, intervalle, remarques), adresse e-mail de notification et destinataire de la notification.
• Données fournies ou générées par le matériel installé, telles que : localisation, moteur allumé/éteint, lieu et heure de début et de fin du trajet, adresse de début et de fin du trajet, vitesse et direction actuelles, données brutes de l’accéléromètre permettant de calculer le score de comportement de conduite et de détecter des événements de conduite (accélération rapide, freinage brusque, virage serré, ralenti), diagnostics du matériel tels que satellites GPS visibles, angle d’installation, heures de fonctionnement.
• Informations de profil utilisateur, telles que : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse e-mail, numéro de téléphone portable et préférence linguistique.
• Journalisation de l’utilisation du logiciel, incluant les actions effectuées par l’utilisateur, la séquence de clics, les statistiques et données d’analyse, y compris l’adresse IP.

Catégories de personnes concernées

Clients, employés de clients, ou autres personnes utilisant nos services.

Nous conservons les données aussi longtemps que le client nous l’indique, ou jusqu’à la résiliation complète du contrat. Le client détermine seul la durée nécessaire à la conservation des données, et notre responsabilité se limite à l’exécution des instructions du client.

L’administrateur ou l’utilisateur du client peut demander la suppression de données (lorsque le client est responsable du traitement) directement via l’interface utilisateur. Une demande de suppression complémentaire peut également être adressée à notre Délégué à la Protection des Données du Groupe (DPO) dans les cas où EcoMobility agit en tant que responsable du traitement.

2.3. Partenaires et fournisseurs

Nous traitons des données personnelles concernant nos partenaires et fournisseurs dans le but d’exécuter les contrats qui nous lient à eux. Les informations personnelles traitées comprennent : le nom, le numéro de téléphone, l’adresse, l’adresse e-mail et les informations de facturation.

Ces informations sont conservées pendant toute la durée du contrat. Afin de faciliter de futurs contacts et une éventuelle coopération, nous conservons également les dossiers relatifs aux partenaires et fournisseurs actuels, précédents et potentiels pendant une période de cinq ans, sur la base de notre intérêt légitime. Nous supprimons toutefois toutes les données sur simple demande.

2.4. Abonnés à la newsletter / formulaires web et demandes d’informations

Si vous nous contactez ou si vous vous abonnez à notre newsletter, nous collectons les données suivantes :

• Newsletter : adresse e-mail, nom et fonction, afin d’envoyer les bulletins d’information.
• Contact par e-mail : adresse e-mail et contenu de la correspondance, afin de répondre à votre demande.
• Contact par téléphone : numéro de téléphone, nom et résumé écrit de l’échange, afin de répondre à votre demande.
  Nous enregistrons également certains appels téléphoniques à des fins de sécurité et de formation, sur la base du consentement actif de l’appelant entrant.

Votre consentement est nécessaire pour vous inscrire à notre newsletter. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment ; dans ce cas, votre adresse e-mail sera supprimée de notre liste et vous ne recevrez plus nos bulletins.

Si vous êtes client, nous nous réservons le droit de conserver les échanges par e-mail et téléphone tant que vous restez un client actif, afin d’assurer un service client optimal, ainsi que pendant un an après la fin de la relation contractuelle, pour d’éventuels contacts ultérieurs.

De plus, ces informations peuvent être conservées pour le traitement de réclamations ou la gestion d’une procédure juridique en cours. Vous pouvez nous adresser une demande de suppression de toute correspondance, que nous traiterons rapidement. Si nous décidons de conserver certaines données, nous vous informerons des raisons de cette décision sans retard injustifié.

Tous les clients du Groupe EcoMobility recevront des e-mails transactionnels, même s’ils se sont désinscrits de nos newsletters. Un e-mail transactionnel peut inclure, par exemple, une notification de violation de confidentialité, un changement des conditions générales, ou toute autre information légale obligatoire qu’EcoMobility est tenue de communiquer à ses clients existants.

2.5. Visiteurs du site web

Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur, téléphone, tablette ou tout autre appareil que vous utilisez pour accéder à notre site web.

Nous utilisons des cookies sur nos sites, fournis par Google Analytics, HubSpot, Hotjar, Lead Forensics et d’autres outils similaires, afin d’analyser la manière dont vous utilisez notre site (les pages que vous visitez, les liens sur lesquels vous cliquez, la durée et le moment de votre visite).

Nous utilisons également des cookies provenant de Google Ads, Facebook et d’autres prestataires publicitaires afin de mesurer l’efficacité de nos actions marketing. Enfin, nous utilisons des cookies de fournisseurs tels que HubSpot et Google pour permettre l’utilisation d’outils de chat en ligne.

Les cookies sont configurés pour expirer au plus tard un an après votre dernière visite sur le site. Vous pouvez supprimer tous nos cookies via le menu « Paramètres » de votre navigateur. Nos cookies peuvent également être désactivés en visitant le lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Nous collectons et conservons également les informations que vous nous fournissez lorsque vous soumettez un formulaire de contact ou de demande sur notre site. Ces données sont conservées pendant une période maximale de trois ans. Vous pouvez à tout moment demander la suppression de vos informations.

2.6. Recrutement

Si vous postulez à un poste au sein du Groupe EcoMobility, nous collectons et traitons les éléments suivants : votre candidature, votre CV, vos certificats, vos références, ainsi que des données personnelles telles que votre nom, adresse e-mail et numéro de téléphone. La base légale du traitement de ces données personnelles est votre consentement, donné librement dans le cadre du processus de recrutement. Nous conservons ces données pendant 12 mois après la fin du processus de recrutement, afin de pouvoir vous recontacter pour de futures opportunités professionnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui entraînera la suppression de vos données personnelles de nos systèmes.

3.   Mesures de sécurité

Nous avons mis en place un ensemble de mesures de sécurité destinées à garantir un traitement sûr de vos données personnelles et à les protéger contre la perte, l’accès non autorisé, la copie, l’utilisation, la modification ou la divulgation. Ces mesures incluent notamment :

• L’application des meilleures pratiques en matière de gestion de la sécurité de l’information, conformément aux standards reconnus.
• Le chiffrement des données clients, aussi bien en transit qu’au repos.
• L’utilisation d’une segmentation du réseau dans tous nos environnements de production.
• Le maintien de l’ensemble de notre infrastructure à jour avec les derniers correctifs de sécurité fournis par nos fournisseurs.
• L’application du principe du moindre privilège (PoLP) pour le contrôle des accès, afin de garantir la sécurité de notre infrastructure.

4.   Vos droits en tant que personne concernée

Nous ne divulguerons pas vos informations personnelles à des tiers, sauf si cela est requis ou autorisé par la législation applicable en matière de protection des données — par exemple, si nous y sommes instruits par le client ou si nous faisons appel à un sous-traitant agréé.

Lorsque nous partageons des données personnelles avec un sous-traitant, nous exigeons que ce dernier conclue avec nous un contrat de sous-traitance conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). La liste actualisée de nos sous-traitants est disponible à l’adresse indiquée ici : https://ecomobility.com/lu-fr/sous-traitants-ulterieurs/

Nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Dans ces cas, le transfert des données repose sur les Clauses contractuelles types européennes (SCCs), qui constituent la base juridique du transfert et garantissent un niveau de protection adéquat.

5.   Vos droits en tant que personne concernée

5.1. Droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité

En tant que personne concernée, vous pouvez demander :

• l’accès à toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet,
• la rectification de toute erreur figurant dans ces données,
• la suppression de vos données personnelles, et
• la réception de vos données personnelles afin de les transférer à un autre responsable du traitement (portabilité des données).

Votre droit d’accès n’est pas absolu : la loi ou la réglementation peut nous autoriser ou nous obliger à refuser de fournir certaines informations.

Pour garantir la meilleure qualité de service, il est essentiel que les données personnelles que nous détenons soient exactes. Nous vous invitons donc à nous informer de tout changement ou inexactitude concernant vos données personnelles.

Le droit à la suppression n’est pas non plus absolu : la loi ou la réglementation peut nous imposer de conserver certaines données personnelles. Dans certains cas, au lieu de supprimer les données, nous pouvons les anonymiser afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous ni vous identifier.

Si le traitement repose sur un intérêt légitime, vous pouvez également vous opposer au traitement et demander sa limitation.

5.2. Lieu et modalités de dépôt des demandes

Le client et les employés du client (ou tout autre utilisateur de nos services) peuvent exercer les droits mentionnés ci-dessus en se connectant à l’interface utilisateur, où la plupart des données personnelles les concernant sont accessibles et peuvent être corrigées ou supprimées.

Comme nous traitons certaines données pour le compte de nos clients dans le cadre de nos services, toute demande d’accès étendu, de rectification ou de suppression qui ne peut pas être effectuée dans l’interface doit être transmise par le client.

Si vous utilisez nos services dans le cadre d’un emploi ou d’une autre relation avec notre client, vous devez contacter la personne responsable au sein de cette entreprise, qui pourra prendre les décisions nécessaires, y compris l’envoi d’une demande à EcoMobility.

Pour exercer vos droits concernant les données personnelles non accessibles via l’interface utilisateur, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données du Groupe (DPO), conformément à la section 7 ci-dessous.

Nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de fournir toute information relative à vos données personnelles.

6.   Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre.
La version la plus récente s’applique à tout moment et est disponible en permanence sur notre site web : https://ecomobility.com/lu-fr/politique-de-confidentialite/

7.   Délégué à la protection des données

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, des préoccupations quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles ou si vous souhaitez déposer une réclamation, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données du Groupe (DPO) à l’adresse suivante : dpo@ecomobility.com

8.  Réclamations

Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente de votre pays. En outre, vous pouvez également adresser une réclamation directement au Groupe EcoMobility à l’adresse suivante : dpo@ecomobility.com