GPS-tracking i firmabiler kan være en værdifuld løsning til at forbedre driftseffektivitet, sikkerhed og bæredygtighed. Det er vigtigt, at medarbejderne forstår, at GPS-tracking ikke handler om overvågning af dem personligt, men om at optimere virksomhedens drift og skabe bedre arbejdsvilkår. 

Vi har her samlet nogle nyttige informationer, så du kan indføre GPS-tracking på en gennemsigtig og ansvarlig måde, så både virksomhed og medarbejdere får mest muligt ud af teknologien.

1. Informér og skab gennemsigtighed

Kommunikation er nøglen, når det kommer til GPS-tracking. Hvis medarbejderne ikke forstår formålet, kan det skabe mistillid.

Forklar formålet tydeligt
GPS-tracking handler ikke om at overvåge medarbejderne, men om at forbedre sikkerhed, driftseffektivitet og service.

Vær åben omkring anvendelsen 
Fortæl medarbejderne præcis, hvilke data der indsamles, hvordan de bruges, og hvilke fordele det giver virksomheden og dem selv.

Definér klare retningslinjer 
Medarbejderne skal vide, hvad GPS-data må og ikke må bruges til. Dette sikrer, at teknologien anvendes korrekt og kun til legitime formål.

2. Kommunikation og lovgivning

Når GPS-tracking implementeres, skal virksomheder sikre, at de overholder de gældende regler.

Varslingsperiode
Medarbejdere skal informeres mindst 6 uger inden GPS-tracking tages i brug. Medarbejderne skal modtage en tydelig beskrivelse af, hvordan GPS’en bruges, og hvilke data der registreres.

Indhent samtykke 
Det er vigtigt, at medarbejderne giver deres skriftlige samtykke til, at de vil køre i biler med GPS-tracking.

Brug kun GPS-tracking til relevante formål
GPS må ikke anvendes til unødvendig overvågning, men kun til at forbedre sikkerhed, effektivitet og logistik.

Åben dialog
Medarbejdere bør have mulighed for at stille spørgsmål og give feedback om GPS-systemet.

3. Implementering og daglig brug

Virksomheder bør følge disse praksis.

Mulighed for privatliv 
Medarbejdere skal kunne slukke for GPS’en, hvis de har lov til at bruge bilen privat eller det er deres private bil.

Brug kun data som angivet ved implementeringen
GPS-data må kun anvendes til det formål, som er aftalt med medarbejderne.

Håndter data ansvarligt
Opbevaring og behandling af GPS-data skal overholde GDPR og databeskyttelsesloven. Det betyder, at det ikke må være tilgængeligt for andre, end de personer der skal bruge det i deres arbejde.

4. Privatliv og respekt for medarbejderne

For at undgå bekymringer og mistro bør virksomheder kommunikere tydligt til medarbejderne.

Skab en positiv dialog
Vær åben om GPS-tracking, og inviter medarbejderne til at stille spørgsmål eller komme med input.

Fokusér på fordelene for medarbejderne
Forklar, hvordan GPS kan gøre deres arbejdsdag nemmere, f.eks. ved at optimere ruteplanlægning og minimere spildtid.

Respekter privatlivet
GPS-tracking bør kun anvendes i arbejdstiden, og medarbejdere med ret til privatbrug, bør kunne slå trcking fra uden for arbejdstid.

5. Fordele for medarbejdere

GPS-tracking giver indblik og gemmer data. Derfor behøver medarbejderne ikke bekymre sig om at dokumentere kørsel, men kan fokusere på deres arbejde.

Undgå tvivlsspørgsmål 
Dokumentation sikrer, at man ikke bliver mistænkt af hverken kunde eller arbjedsgiver i forhold til ankomst- og afgangstid, ventetid på kunde, samt tidsforbrug på den enkelte opgave.

Undgå udnødvendige opkald 
Når arbejdsgiver har overblik over kørslen, kan denne se, hvor langt en bil er fra opgaven, hvis kunden rykker for ankomst. Kommer der en hasteopgave ind, kan arbejdsgiveren ligeledes se, hvem der er tættest på opgaven.

Kørebog
Bruges bilen som privat/erhverv kan vores intelligente kørebog hjælpe jer med opgørelsen overfor skat.

GPS-tracking kan blive win-win

Når GPS-tracking indføres korrekt, er det en gevinst for både virksomheden og medarbejderne. Gennemsigtighed, respekt for privatlivet og overholdelse af lovgivningen er afgørende for at skabe en positiv oplevelse for alle parter.

Ved at følge disse retningslinjer kan din virksomhed implementere GPS-tracking på en måde, der både øger effektiviteten og fastholder medarbejdernes tillid.