GPS-tracking i firmabiler kan give virksomheden bedre overblik over køretøjer, kørsel og drift.

Når tracking bruges i køretøjer, som medarbejdere kører i, er det vigtigt at være tydelig om formålet, hvilke data der registreres, og hvordan oplysningerne bliver brugt.

Her har vi samlet nogle praktiske råd til, hvordan GPS-tracking kan indføres på en gennemsigtig måde med respekt for medarbejdernes privatliv.

1. Informér og skab gennemsigtighed

Kommunikation er nøglen, når det kommer til GPS-tracking. Hvis medarbejderne ikke forstår formålet, kan det skabe mistillid.

Forklar formålet tydeligt
Beskriv hvorfor GPS-tracking indføres, og hvad dataene skal bruges til. Det kan fx være planlægning, dokumentation, kørebog, sikkerhed eller overblik over køretøjernes brug.

Hvis GPS-data også kan bruges til kontrol af medarbejdere, bør det fremgå tydeligt af informationen til medarbejderne.

Vær åben omkring anvendelsen 
Fortæl medarbejderne præcis, hvilke data der indsamles, hvordan de bruges, og hvilke fordele det giver virksomheden og dem selv.

Definér klare retningslinjer 
Medarbejderne bør vide, hvilke GPS-data der registreres, hvem der har adgang til dem, hvor længe de opbevares, og hvilke formål de kan anvendes til.

Klare retningslinjer gør det lettere at sikre en ensartet og gennemsigtig brug af oplysningerne.

2. Kommunikation og lovgivning

Når GPS-tracking implementeres, skal virksomheder sikre, at de overholder de gældende regler.

Informér medarbejderne i god tid
Medarbejderne skal informeres om GPS-trackingen og behandlingen af deres personoplysninger, før løsningen tages i brug.

Der kan desuden gælde særlige varsler eller procedurer efter overenskomster eller aftaler om kontrolforanstaltninger. For nogle arbejdspladser kan der fx gælde et varsel på 6 uger.

Virksomheden bør derfor undersøge, hvilke regler og aftaler der gælder konkret.

Sørg for et lovligt behandlingsgrundlag
GPS-data om medarbejderes kørsel er personoplysninger, og virksomheden skal have et gyldigt behandlingsgrundlag for at behandle dem.

Samtykke er normalt ikke det oplagte grundlag i et ansættelsesforhold. Hvilket behandlingsgrundlag der er relevant, afhænger blandt andet af formålet med trackingen og de regler eller aftaler, virksomheden er omfattet af.

Brug data til de oplyste formål
GPS-data bør kun bruges til saglige og relevante formål, som medarbejderne er blevet informeret om.

Hvis virksomheden senere ønsker at anvende dataene til et nyt formål, bør det vurderes, om den nye anvendelse er forenelig med det oprindelige formål, og om medarbejderne skal informeres på ny.

Åben dialog
Medarbejdere bør have mulighed for at stille spørgsmål og give feedback om GPS-systemet.

3. Implementering og daglig brug

For at beskytte medarbejdernes privatliv, bør virksomheder følge disse praksis.

Tag højde for privat kørsel  
Hvis et køretøj må bruges privat, bør virksomheden tage stilling til, hvordan privat kørsel håndteres, så der ikke registreres flere oplysninger end nødvendigt.

Det kan fx ske gennem en privatfunktion eller andre tekniske og organisatoriske løsninger afhængigt af systemet og virksomhedens behov.

Brug kun data som angivet ved implementeringen
GPS-data må kun anvendes til det formål, som er aftalt med medarbejderne.

Håndter data ansvarligt
GPS-data skal behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Adgangen bør begrænses til de medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for oplysningerne, og virksomheden bør tage stilling til blandt andet opbevaringsperiode, adgangsrettigheder og sletning.

4. Privatliv og respekt for medarbejderne

For at undgå bekymringer og mistro bør virksomheder kommunikere tydligt til medarbejderne.

Skab en positiv dialog
Vær åben om GPS-sporing, og inviter medarbejderne til at stille spørgsmål eller komme med input.

Fokusér på fordelene for medarbejderne
Forklar, hvordan løsningen kan gøre deres arbejdsdag nemmere, f.eks. ved at optimere ruteplanlægning og minimere spildtid.

Respekter privatlivet
Brugen af GPS-data bør begrænses til det, der er nødvendigt for de formål, virksomheden har oplyst.

Hvis køretøjet bruges privat, bør virksomheden have klare procedurer for, hvordan privat kørsel håndteres, og hvilke data der registreres og kan tilgås.

5. Fordele for medarbejdere

GPS-tracking giver indblik og gemmer data. Derfor behøver medarbejderne ikke bekymre sig om at dokumentere kørsel, men kan fokusere på deres arbejde.

Dokumentation af kørsel og opgaver
GPS-data kan give objektiv dokumentation af fx ankomst- og afgangstidspunkter, kørselsforløb og ophold ved en adresse.

Det kan være nyttigt, hvis der efterfølgende opstår spørgsmål om en opgave eller den registrerede kørsel.

Undgå udnødvendige opkald 
Når arbejdsgiver har overblik over kørslen, kan denne se, hvor langt en bil er fra opgaven, hvis kunden rykker for ankomst. Kommer der en hasteopgave ind, kan arbejdsgiveren ligeledes se, hvem der er tættest på opgaven.

Kørebog
Bruges bilen som privat/erhverv kan vores intelligente kørebog hjælpe jer med opgørelsen overfor skat.

GPS-tracking kræver klare rammer

GPS-tracking kan skabe værdi for både virksomheden og medarbejderne, når formål, brug og adgang til data er tydeligt beskrevet.

Gennemsigtighed, respekt for privatlivet og overholdelse af gældende regler og aftaler er centrale elementer i en god implementering.

Klare rammer fra starten kan samtidig være med til at reducere usikkerhed og skabe større tillid til løsningen.