Tracking og GDPR:
Er det lovligt at tracke medarbejdernes biler?
GPS-tracking og persondata – hvad må du egentlig?
Når du bruger GPS-tracking i firmabiler, opstår det naturlige spørgsmål:
Er det overhovedet lovligt at følge med i, hvor mine medarbejdere kører?
Det korte svar er: Ja – men kun hvis du gør det korrekt.
I Danmark og resten af EU er der klare regler for, hvordan du må behandle persondata. Og en GPS-position regnes som personoplysning, når bilen kan forbindes til en medarbejder. Derfor er det vigtigt at have styr på GDPR.
Men bare rolig – du må gerne bruge GPS-tracking. Det kræver bare gennemsigtighed, saglighed og klare formål.
Hvornår må du tracke?
For at du lovligt kan bruge GPS-tracking i dine firmabiler, skal du følge disse retningslinier.
Et sagligt formål
Du skal kunne forklare, hvorfor du tracker bilerne.
Det kan fx være:
Dokumentation af kørsel til Skat
Optimering af ruter og tidsforbrug
Tyverisikring og sikkerhed
Fakturering og opgaveregistrering
Det må du ikke
- Det er ikke lovligt at tracke for sjov
- Du må ikke kontrollere medarbejdere uden grund.
Hvad siger GDPR?
Ifølge GDPR skal du overholde nogle grundprincipper:
⇒ Informér dine medarbejdere
De skal vide, at der er GPS-tracking – og hvorfor.
⇒ Lav en databehandleraftale
Hvis du bruger en ekstern leverandør (som EcoMobility), skal der være en databehandleraftale på plads.
⇒ Opbevar data sikkert
Data om bilernes placering må ikke være frit tilgængeligt for uvedkommende.
⇒ Begræns adgangen
Kun relevante personer (fx driftsleder eller bogholder) bør have adgang til systemet.
⇒ Slet data efter behov
Opbevar kun data så længe, det er nødvendigt for formålet – fx til dokumentation, fakturering eller sikkerhed.
Er du i tvivl?
Brug princippet om åbenhed
Det vigtigste er at have en åben dialog med dine medarbejdere. Fortæl, hvordan GPS-tracking fungerer, hvad formålet er – og hvordan det hjælper virksomheden. Når medarbejderne forstår, at det handler om optimering, tryghed og dokumentation – ikke overvågning – er der som regel stor accept.
Vælg en løsning, der tager GDPR alvorligt
Hos EcoMobility er datasikkerhed og GDPR en integreret del af vores løsning.
Vi tilbyder:
Klar databehandleraftale
Mulighed for at sætte brugerrettigheder
Automatisk sletning af gamle dat
Har du spørgsmål? Find svarene på de spørgsmål vi oftest får.
Eller ring til os og få en snak om din fremtidige løsning.
