Personvernerklæring

Introduksjon

EcoMobility Group er forpliktet til å beskytte personopplysninger som tilhører alle våre kunder. Tjenestene vi tilbyr er utviklet med databeskyttelse som et grunnleggende prinsipp. For eksempel kan brukere kun se sine egne personlige data, som ikke er synlige for andre brukere i systemet.

EcoMobility Group inkluderer morselskapet EcoMobility Group ApS og dets datterselskaper. Alle henvisninger til “vi”, “oss” og “vårt” refererer til selskapene i EcoMobility Group.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke opplysninger vi kan samle inn og behandle om deg dersom du er kunde eller tilknyttet en av våre kunder, om du bruker våre tjenester, er partner eller leverandør, har abonnert på våre nyhetsbrev, fylt ut webskjemaer eller bedt om informasjon, har besøkt vårt nettsted eller har søkt en stilling i EcoMobility Group. Alt dette omtales samlet som “Registrerte”.

2. Data vi samler inn

2.1. Kundedata

Når du inngår en kundekontrakt med oss, kan vi samle inn følgende opplysninger om deg:

• Kundens navn og organisasjonsnummer

• Telefonnummer, e-postadresse og postadresse

• Informasjon om kundens kontaktperson(er) (navn, e-post og telefonnummer)

• Informasjon om kundens administratorbruker(e) (navn, e-postadresse og telefonnummer)

• Betalingsopplysninger

Denne informasjonen samles inn for å oppfylle kontrakten og lagres gjennom hele avtaleperioden for å kunne administrere kundeforholdet og gi support.

Vi kan også beholde enkelte opplysninger etter avtaleperiodens slutt av følgende grunner:

• Regnskapsføring; vi kan være lovpålagt å oppbevare regnskap i et visst antall år.

• Innkreving av utestående beløp; hvis du fortsatt skylder oss penger etter at abonnementet har utløpt.

• Juridisk forsvar; ved tvist rundt avtalevilkårene.

2.2. Data relatert til bruk av tjenestene våre

Når vi leverer våre tjenester, kan kunden koble til, spore og overvåke eiendeler via én plattform. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å tilby tjenestene, og vi behandler derfor kun personopplysninger på vegne av kunden og i samsvar med kundens instrukser. Kunden kontrollerer dataene vi behandler, og derfor er vi databehandler, mens kunden er behandlingsansvarlig.

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av tjenestene inkludert i kundekontrakten, samt tilpasninger gjort av kunde eller sluttbruker i brukergrensesnittet.

Vi kan behandle følgende personopplysninger:

Typer av personopplysninger som kan behandles

Avhengig av tjenestene i kundekontrakten / bestillingen, kan følgende personopplysninger behandles:

• Informasjon om brukere: navn, adresse, mobilnummer, e-post, stillingstittel, ansattnummer, skattesone, kontonummer, avdeling.

• Informasjon om kjøretøy: registreringsnummer, merke, modell, førstegangsregistrering, utslippsdata, kjøretøygruppe, farge, navn, type, drivstofftype, kategori, tildelt sjåfør, kilometertall (før og etter justering), leasing- og forsikringsdetaljer, servicedata.

• Informasjon om utstyr: merke, modell, serienummer, registreringsnummer, avdeling, drifttimer, service- og inspeksjonsintervaller.

• Hardware-data: posisjon, motorstatus, turstart og -slutt, hastighet, kjøreretning, akselerometerdata (kjørevaner), diagnostikkdata fra hardware o.l.

• Brukerprofil: brukernavn, passord, e-post, mobilnummer, språkinnstilling.

• Bruksdata fra programvaren: klikkhistorikk, IP-adresse, statistikk og analyser.

Kategorier av registrerte
Kunder, kunders ansatte eller andre som bruker våre tjenester.

Vi lagrer data så lenge kunden instruerer oss om det, eller frem til kunden avslutter kundeforholdet. Kunden bestemmer alene hvor lenge data skal oppbevares, og vårt ansvar begrenser seg til å følge kundens instruks.

Kundens administrator eller bruker kan be om sletting direkte i brukergrensesnittet, eller kontakte vår Group Data Protection Officer dersom EcoMobility er behandlingsansvarlig.

2.3. Partnere og leverandører

Vi behandler personopplysninger om partnere og leverandører for å oppfylle kontraktsforpliktelser. Dette omfatter navn, telefonnumre, adresser, e-postadresser og fakturainformasjon.

Disse dataene lagres i avtaleperioden. For å muliggjøre fremtidig samarbeid kan vi beholde kontaktinformasjon i opptil 5 år basert på berettiget interesse. Vi sletter data på forespørsel.

2.4. Nyhetsbrevabonnenter / Webskjemaer / Informasjonsforespørsler

Ved kontakt med oss eller ved abonnement på nyhetsbrev kan vi samle inn:

• Nyhetsbrev: e-postadresse, navn og rolle

• Kontakt via e-post: e-postadresse og korrespondanse

• Kontakt via telefon: telefonnummer, navn og notat fra samtale

Vi tar også opp innkommende telefonsamtaler til sikkerhets- og treningsformål, med aktivt samtykke fra innringer.

For å motta nyhetsbrev trenger vi ditt samtykke. Dette kan når som helst trekkes tilbake, og vi vil da slette din e-post fra distribusjonslisten.

Er du kunde, vil vi oppbevare e-post- og telefonkorrespondanse så lenge du er kunde og ett år etter endt kundeforhold, med mindre annet er nødvendig i forbindelse med klager eller juridiske forhold. Ønsker du alt slettet, kan du sende oss en forespørsel som vi vurderer og gir tilbakemelding på.

Alle EcoMobility-kunder mottar transaksjonsrelaterte e-poster, selv om de har avsluttet abonnement på nyhetsbrev. Dette kan gjelde sikkerhetsbrudd, vilkårsoppdateringer osv., som vi er lovpålagt å informere om.

2.5. Besøkende på nettsiden

Vi bruker cookies fra Google Analytics, HubSpot, Hotjar, Lead Forensics osv. for å analysere brukeratferd på våre nettsider. Vi bruker også cookies fra Google Ads, Facebook m.fl. for å måle markedsføringseffekt, og fra HubSpot og Google for chatverktøy.

Cookies utløper senest ett år etter siste besøk. Du kan slette eller deaktivere cookies i nettleseren, eller via: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Data innsendt via skjema oppbevares i opptil tre år og kan slettes på forespørsel.

2.6. Rekruttering

Ved jobbsøknader samler og behandler vi søknad, CV, sertifikater, referanser og personopplysninger som navn, e-post og telefonnummer. Dette gjøres på grunnlag av ditt samtykke. Opplysninger oppbevares i 12 måneder etter avsluttet prosess, og samtykket kan når som helst trekkes tilbake.

3. Sikkerhetstiltak

Vi har iverksatt en rekke tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot tap, uautorisert tilgang, kopiering, bruk, endring eller spredning, blant annet:

• Overholdelse av anerkjente sikkerhetsstandarder

• Kryptering av data ved overføring og ved lagring

• Nettverkssegmentering i alle produksjonsmiljøer

• Kontinuerlige sikkerhetsoppdateringer

• Tilgangsstyring etter “least privilege”-prinsippet

Mer informasjon finner du her.

4. Mottakere av persondata og bruk av underdatabehandlere

Vi deler ikke dine opplysninger med tredjeparter med mindre det er lovpålagt eller instruert av kunden.

Ved bruk av underdatabehandlere sørger vi for at det foreligger databehandleravtaler i tråd med GDPR. Liste over gjeldende underdatabehandlere finnes her. Enkelte underdatabehandlere befinner seg utenfor EØS, hvor SCC (Standard Contractual Clauses) brukes ved overføring.

5. Dine rettigheter som registrert

5.1. Rett til innsyn, retting, sletting og dataportabilitet

Som registrert kan du be om:

• Innsyn i lagrede personopplysninger

• Retting av eventuelle feil

• Sletting av data (med visse unntak)

• Utdrag av data for overføring til annen behandlingsansvarlig

Dine rettigheter er underlagt lovbestemte unntak. Dersom sletting ikke er mulig, kan data anonymiseres.

Ved behandling basert på berettiget interesse, kan du også protestere eller be om begrensning.

5.2. Hvor du sender forespørsler

Kunder og brukere kan gjøre endringer direkte i brukergrensesnittet. For forespørsler som ikke dekkes der, må kundeansvarlig person sende forespørselen videre til oss.

For data som ikke ligger i brukergrensesnittet, kontakt vår Group Data Protection Officer (se punkt 7). Vi bekrefter identiteten før utlevering.

6. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov. Den gjeldende versjonen finner du her.

7. Data Protection Officer

Ved spørsmål om denne erklæringen, vår behandling av persondata, eller klager, kontakt vår Group Data Protection Officer på: dpo@ecomobility.com

8. Klager

Dersom du har bekymringer om vår behandling av personopplysninger, kan du sende klage til relevant datatilsynsmyndighet i ditt land. Du kan også sende klage direkte til EcoMobility Group på dpo@ecomobility.com